Традиционные формы проведения мероприятий делового характера явно устарели — современная аудитория скучает на семинарах и конференциях. Возникло противоречие: деловое общение необходимо, но не привлекает молодежь (а ведь зачастую именно она развивает бизнес). Выход — поиск интересных форматов, которые позволят обмениваться знаниями и решать серьезные вопросы. Идеи для этого подарила event-сфера.
Увлекательные и эффективные форматы деловых мероприятий и тимбилдинга
Изучив материалы в интернете и обратившись к собственному опыту, мы определили форматы, ставшие популярными в российской аудитории и в других странах. Такие виды мероприятий отвечают новому мировому тренду sharing economy, что значит «совместное потребление». Причины их востребованности разные, но в основном людей привлекают:
- нестандартные площадки — например, для деловых массовых мероприятий используются не конференц-залы, а музеи, коворкинги, лофты и пр.;
- возможность неформального общения, какое бывает только в молодежной среде и способствует появлению приятельских и даже дружеских отношений;
- экономия времени за счет технологических решений, например, когда параллельно с сегментированной аудиторией работает несколько спикеров, не мешая друг другу благодаря специальному оборудованию.
Психологами давно доказано, что даже нейтральная информация воспринимается и запоминается лучше, если получена в приятной атмосфере. А еще если ее не просто излагали, а подавали как интерактив с возможностью обсуждать и дискутировать. Как раз на таких принципах строятся новые формы проведения мероприятий, а значит, они более эффективны для делового общения, чем традиционные.
Далее — наш топ-8 идей для нетривиальных событий.
1. World cafe (Мировое кафе)
Площадка для такого формата напоминает кафе, в котором за столиками сидят группы по 4–5 человек со спикером во главе.
В первом раунде они обсуждают какой-то значимый вопрос в течение примерно 15–20 минут. Затем по одному участнику из каждой команды переходят в другие группы, начинается второй раунд. Спикер и «новичок» по очереди рассказывают о выводах, к которым пришли обе группы. Далее по тому же принципу проходят следующие раунды.
Через каждые две смены участников спикеры групп озвучивают полученную информацию и выводы для всех присутствующих. Получается обмен мнениями, определяются общие точки, наиболее креативные решения, интересные идеи.
Формат world cafe может включать один или несколько вопросов. От этого, а еще от числа групп зависит длительность мероприятия, обычно требуется несколько часов.
Как использовать: подобрать достаточно просторное помещение с нужным количеством столов (желательно круглых) и стульев, предоставить участникам бумагу и ручки
Для чего подходит: для решения общих рабочих проблем, обмена знаниями.
2. Anti–conference (Антиконференция)
В отличие от классической формы проведения конференций, когда расписание мероприятий составляют организаторы, здесь участники сначала коллегиально решают, чем будут заниматься, какие вопросы обсуждать. Все предложенные идеи берутся в работу, организуется несколько сессий, и каждый человек сам определяет, на какую из них отправиться, может переходить из одной аудитории в другую.
Обычно anti-conference занимает рабочий день, время проведения каждой сессии необходимо ограничить.
Как использовать: определить основную тему, подобрать площадку с несколькими смежными помещениями (чтобы в них могли работать отдельные группы) и оборудованием (проектор с экраном или флип-чарт), выслушать предложения от желающих провести сессии, после работы в группах собрать всех участников и предложить им поделиться впечатлениями.
Для чего подходит: для получения новых знаний.
3. Lunch with dancing (Ланч с танцами)
Современные деловые формы вполне лояльны к «чужеродным» элементам, например, в ходе деловых мероприятий к традиционному кофе-брейку можно добавить динамичную паузу — танцы. Это помогает участникам взбодриться, поднять настроение. Кроме того, танцуя, люди могут непринужденно обмениваться мнениями по важным для них вопросам повестки, что очень удобно, если во время основной части события они сидят далеко друг от друга.
Lunch with dancing занимает 30–40 минут, оптимален в рамках 6–8-часовых конференций и прочих собраний.
Как использовать: подготовить фуршетную линию для кофе-брейка в помещении с достаточным пространством для танцев, составить плейлист из ритмичных, но не слишком быстрых композиций (чтобы можно было спокойно разговаривать во время танца).
Для чего подходит: для знакомства, короткого отдыха и обмена мнениями.
4. Семинар у костра или при свечах
Здесь обращаемся к мудрой фразе о том, что все новое — это хорошо забытое старое. Вспомните, как в детстве и юности было хорошо у костра: хотелось поделиться даже самыми сокровенными мыслями.
На этом и строится небанальный формат семинара. Создается дружеская, душевная атмосфера, которая способствует раскованному диалогу, дает возможность без боязни высказывать свое мнение, вносить предложения. Деловые посиделки у костра оптимальны для теплых сезонов, когда можно выйти на природу. Как вариант для холодной или дождливой погоды — семинар при свечах.
Тайминг зависит от сложности вопроса и желания участников поговорить.
Как использовать: выехать на природу или провести встречу в уютном помещении, где можно выключить свет (затемнить окна) и зажечь свечи.
Для чего подходит: для откровенного обмена мнениями и спокойного, неспешного поиска решений.
5. Fail conference (Провальная конференция, фейл-конференция)
Такой формат проведения мероприятий оптимален для тех, кто предпочитает учиться на чужих ошибках в решении бизнес-задач, а не допускать собственные. Участники необычной конференции анализируют отрицательный опыт. Свои неудачные кейсы представляют аудитории спикеры. Присутствующие задают вопросы.
Как использовать: подобный диалог уместен только в аудитории, где люди лояльны друг к другу, поскольку вопросы к спикерам могут быть острыми, неприятными.
Для чего подходит: для поиска решений сложных бизнес-задач, с которыми уже работали представители компании или партнеры, но потерпели поражение.
6. Silent congress (Бесшумный конгресс)
Про «тихие дискотеки (тихий рейв)» вы наверняка слышали — это модное ивент-направление, которое позволяет слушать музыку и танцевать, не беспокоя окружающих. Композиции транслируют через передатчик в беспроводные наушники. Благодаря современным технологиям трансляцию одновременно могут вести несколько диджеев, а каждый участник рейва выбирает, на какой трек ему настроиться.
Этот же принцип подходит для деловых конференций, только участники слушают не музыку, а выступления спикеров (доклады, обзоры, лекции). Большой плюс — экономия на аренде площадок: в одном помещении параллельно могут выступать докладчики по разным темам. Каждый участник выбирает интересный для него вопрос и при желании переключается на другую трансляцию.
Как использовать: сформировать программу семинара, пригласить спикеров, обеспечить необходимое оборудование, подобрать площадку с достаточным пространством для рассадки запланированного количества слушателей.
Для чего подходит: для изучения любых теоретических вопросов, не требующих немедленного обсуждения.
7. Pecha Kucha (Печа-куча)
Этот формат проведения мероприятий придуман в Японии в профессиональной среде архитекторов и дизайнеров, быстро распространился по миру и стал популярен в разных сферах. Теперь его используют для обсуждения всевозможных проектов, выбора маршрутов путешествий или мест для корпоративов, презентации своих хобби и для других целей.
Название формата в переводе означает «болтовня».
Главная фишка — динамичность. Суть в том, что каждому участнику (обычно их от 8 до 14) отводится по 20 секунд на пояснения к слайдам своей презентации (их максимум 20). Жесткий тайминг требует лаконичности и легкости изложения материала.
На выступление каждого участника уходит 6 минут 40 секунд, общая длительность Pecha Kucha зависит от количества презентаций.
Как использовать: подобрать помещение со сценой (можно сделать импровизированную), предоставить технику для демонстрации слайдов.
Для чего подходит: для сокращения времени на рассмотрение различных тем в непринужденной атмосфере.
8. Aquarium (Аквариум)
Название формата объясняет его идею — прозрачность обсуждения и принятия решений. Аудитория (большая группа людей) как бы извне наблюдает за тем, как аквариум (участники дискуссии, например, эксперты или руководители компании) обсуждает вопрос. По окончании диалога люди из малого круга выходят, уступая места зрителям, которые могут высказать свое мнение о том, насколько верны и полны выводы по теме, сделанные в ходе обсуждения.
У этой современной формы мероприятия есть интересный интерактивный вариант — открытая дискуссия, когда любой человек из аудитории может присоединиться к аквариуму.
Обычно обсуждение длится 1–2 часа.
Как использовать: подберите просторное помещение, в центре поставьте по кругу стулья для участников дискуссии (+ для тех, кто захочет к ним присоединиться в процессе обсуждения) и ряды стульев вокруг для аудитории, назначьте модератора и экспертную группу (аквариум).
Для чего подходит: для максимально открытого обсуждения важных вопросов в большой аудитории.
Как подобрать оптимальный интерактивный формат делового мероприятия
Поскольку даже при одинаковом ориентире на интерактивность форматы мероприятий бывают разными, выбирать подходящий вариант лучше по комплексу критериев:
- цель события;
- особенности темы, информации;
- количество участников;
- оптимальная длительность;
- потребность в оборудовании.
