В условиях высокой конкуренции бизнесу сложнее удерживать внимание потенциальных клиентов. Стандартные рекламные методы не работают, на первый план выходят эмоции и личный контакт. Именно поэтому все больше компаний вкладываются в ивенты как в мощные инструменты продвижения, укрепления бренда и вовлечения аудитории. Благодаря одному хорошо организованному событию можно получить больше откликов, чем посредством месяца рекламы. В статье расскажем, что значит event и кто такие ивент-менеджеры.
Что такое ивент: определение
Event (ивент) — это, простыми словами, заранее спланированное мероприятие, которое проводится для достижения конкретной цели: презентации продукта, общения с клиентами, усиления корпоративной культуры или привлечения внимания к бренду.
Сфера event-индустрии охватывает все: от частных вечеринок до международных конференций.
Зачем бизнесу нужны ивенты
Практически каждая компания организует мероприятия: внешние — для клиентов, партнеров и инвесторов; внутренние — для сотрудников. Крупные фирмы делают это регулярно, каждый раз анонсируя события в СМИ и социальных сетях. Зачем это надо? Вот основные задачи, которые решают ивент-мероприятия:
- поддержка и развитие корпоративной культуры;
- повышение вовлеченности сотрудников;
- продвижение нового товара или услуги;
- формирование лояльности у клиентов и партнеров;
- презентация изменений или достижений бренда;
- повышение доверия через открытость и диалог.
Компании все чаще рассматривают ивенты не как разовую активность, а как элемент стратегии. Это уже не роскошь, а необходимость.
Виды ивентов
Существуют разные виды ивентов. Их классифицируют по целям, формату, численности участников и условиям проведения. Каждое мероприятие организуется ради решения конкретной задачи: укрепления команды, продвижения бренда, формирования деловых связей или создания эмоциональных внутри коллектива. Выбор ивента определяется стратегией компании, бюджетом и особенностями аудитории. Мы распределили все мероприятия по группам и далее рассказываем о каждой из них.
По целям и аудитории
Организация любого события начинается с выяснения цели и определения круга лиц, для которых оно создается. По этому принципу различают следующие виды ивентов:
Корпоративные. Они направлены на сплочение коллектива. Этому способствуют празднования юбилеев и дней рождения предприятия, календарных праздников: Нового года, 8 марта, 23 февраля, а также тимбилдинги. Такие мероприятия укрепляют внутренние связи, помогают каждому сотруднику почувствовать себя частью компании.
Деловые. Сюда относятся конференции, форумы, круглые столы — события, основная задача которых заключается в обмене опытом и развитии партнерских связей. Такие ивенты усиливают доверие к бренду, формируют лояльность.
Образовательные. Это такие форматы, как тренинги, семинары, мастер-классы. Их задача повысить репутацию бизнеса, продемонстрировать экспертность.
Каждый из видов ивентов повышает продажи, положительно сказывается на репутации фирмы, привлекает клиентов и повышает вовлеченность сотрудников.
По формату
Формат задает структуру и стиль события. Его подбирают с учетом особенностей аудитории и текущих целей. Ниже приведем примеры разных форматов.
Презентации — благодаря им можно представить клиентам и партнерам новый продукт, товар, услугу, рассказать о планах развития предприятия. Для мероприятий готовят визуальные материалы: графики, фотоизображения, примеры использования, преимущества, которые затем демонстрируют публике.
Конференции — способствуют нетворкингу, объединяют экспертов из одной сферы, помогают обмениваться опытом и узнавать новое. На них часто звучат доклады, устраиваются дискуссии и сессии вопросов-ответов.
Выставки — с их помощью демонстрируют достижения компании, они положительно сказываются на продвижении бизнеса, привлекают внимание со стороны СМИ и повышают узнаваемость. Посетители могут лично познакомиться с продукцией и представителями компании.
Корпоративные праздники — повышают лояльность, укрепляют имидж работодателя. На них создается неформальная атмосфера, которая способствуют сплочению коллектива.
Творческие мастер-классы — делают любое событие ярче, интереснее, эмоциональнее. Такие события позволяют участникам проявить инициативу, раскрыть свой потенциал и почувствовать себя частью команды.
По типу взаимодействия с аудиторией
Здесь учитывается степень вовлеченности участников. Одни event-мероприятия подразумевают активное участие — мастер-классы, квесты, интерактивные шоу. Другие строятся на наблюдении — презентации, концерты, выступления. Типичный ивент сегодня сочетает оба подхода: интерактив делает программу динамичной, а информационная часть удерживает внимание и повышает ценность контента.
По количеству участников
Масштаб проекта важен. Так малые мероприятия: внутренние тренинги, тимбилдинги, воркшопы способствуют неформальному общению. Средние и крупные — фестивали, конференции и выставки — рассчитаны на сотни и тысячи человек. Масштаб требует продуманной логистики, четкого тайминга и профессиональной команды.
По условиям участия
Эта классификация отражает степень открытости. Event-мероприятие может быть приватным — для сотрудников, партнеров, постоянных клиентов или открытым — для широкой аудитории. Публичный формат позволяет расширить охват для масштабирования бизнеса, а закрытый — дает ощущение эксклюзивности. Также есть еще онлайн-события. Они экономят ресурсы и объединяют участников из разных регионов, сохраняя эффект присутствия.
Как организовать успешный event
Организация ивентов — это управляемый процесс, который начинается задолго до мероприятия. Тут важна не только идея, но и точный расчет, люди, контроль.
Этапы организации
1. Определите цель и формат мероприятия.
Решите, зачем вы проводите ивент: продвижение бренда, обучение, нетворкинг. От этого зависит формат — конференция, презентация, тимбилдинг и т. п.
2. Сформулируйте четко, кто ваша аудитория.
Выясните интересы, возраст, социальный статус участников. Так вы поймете, каких спикеров пригласить, какую площадку для проведения выбрать, как презентовать продукт.
3. Назначьте project-менеджера.
Кто-то должен контролировать все от начала до конца. Это минимизирует путаницу и ускоряет принятие решений. Доверьте менеджмент профессионалу, а не имеющему свободное время сотруднику.
4. Составьте план.
Распишите дедлайны и контрольные точки, назначьте ответственных по разным направлениям.
5. Утвердите бюджет.
Заложите 10–15 % на непредвиденные расходы. Подумайте о спонсорах или партнерах.
6. Привлеките специалистов и подрядчиков.
Подключите тех, кто работает в event-направлении со звуком, светом, логистикой, артистами и т. д.
7. Займитесь продвижением.
Задействуйте соцсети, рассылки, PR. Чем шире охват, тем больше количество заинтересованных гостей.
8. Проконтролируйте проведение.
Не отпускайте ситуацию — держите связь с командой, следите за таймингом, решайте вопросы на месте.
9. Проанализируйте результаты после мероприятия.
Получите фидбэк от гостей, соберите цифры, оформите выводы. Это основа для будущего роста и развития.
Как оценить эффективность
Мероприятие — это не развлечение ради галочки. У него есть четкие показатели эффективности.
Основные метрики:
- количество участников и их активность;
- уровень вовлеченности и интереса к продукту;
- полученные лиды или заявки;
- обратная связь — что понравилось, что нет;
- упоминания в соцсетях, охваты, заинтересованность;
- внутренние результаты — рост мотивации, сближение команды, повышение производительности.
Например, если проводилась презентация нового товара, можно измерить количество первых заказов, реакцию аудитории и упоминаемость бренда. Если это был HR-ивент — смотрим на изменение внутренней атмосферы.
Оценка эффективности — это не только итоги, но и возможность выстроить дальнейшую стратегию поведения.
Роль персонала и где взять команду
Никакой гениальный сценарий не спасет, если команда не справляется. Персонал — это основа любого дела. Что такое ивент-сфера без активных менеджеров и добросовестных координаторов, опытных технических работников и талантливых ведущих, SMM-специалистов и кейтеринга.
У большинства компаний нет такого штата. Поэтому логично передать все на аутсорс — в профессиональное агентство. В Москве это AlexGrim. За нашими плечами тысячи деловых, развлекательных, имиджевых и других проектов. Мы работаем как под ключ, так и точечно, делая ваши мероприятия веселее, интереснее и насыщеннее. Сотни счастливых клиентов и ярких ивентов — кейсы с примерами, фотографии, видео смотрите на нашем сайте.
