В условиях высокой конкуренции бизнесу сложнее удерживать внимание потенциальных клиентов. Стандартные рекламные методы не работают, на первый план выходят эмоции и личный контакт. Именно поэтому все больше компаний вкладываются в ивенты как в мощные инструменты продвижения, укрепления бренда и вовлечения аудитории. Благодаря одному хорошо организованному событию можно получить больше откликов, чем посредством месяца рекламы. В статье расскажем, что значит event и кто такие ивент-менеджеры.
Что такое ивент: определение
Event (ивент) — это, простыми словами, заранее спланированное мероприятие, которое проводится для достижения конкретной цели: презентации продукта, общения с клиентами, усиления корпоративной культуры или привлечения внимания к бренду.
Сфера event-индустрии охватывает все: от частных вечеринок до международных конференций.
Зачем бизнесу нужны ивенты
Практически каждая компания организует мероприятия: внешние — для клиентов, партнеров и инвесторов; внутренние — для сотрудников. Крупные фирмы делают это регулярно, каждый раз анонсируя события в СМИ и социальных сетях. Зачем это надо? Вот основные задачи, которые решают ивент-мероприятия:
- поддержка и развитие корпоративной культуры;
- повышение вовлеченности сотрудников;
- продвижение нового товара или услуги;
- формирование лояльности у клиентов и партнеров;
- презентация изменений или достижений бренда;
- повышение доверия через открытость и диалог.
Компании все чаще рассматривают ивенты не как разовую активность, а как элемент стратегии. Это уже не роскошь, а необходимость.
Виды ивентов
Тип мероприятия определяется его целью, бюджетом и аудиторией. Рассмотрим основные форматы.
Корпоративные мероприятия
Классический типичный ивент внутри компании: юбилей или день рождения предприятия, награждение сотрудников, тимбилдинг, новогодний вечер. Такие мероприятия работают на команду, усиливают внутреннюю мотивацию и укрепляют коммуникации.
Деловые события
Форматы: конференции, форумы, круглые столы. Их задача — продвигать бренд, устанавливать партнерства, демонстрировать экспертность. Это важная часть стратегии B2B-компаний.
Презентации
Задача таких мероприятий — показать новую разработку, подход в обслуживании клиентов, вызвать интерес, получить положительный отклик, заказы. Формат может быть как закрытым, так и публичным — все зависит от задач.
Образовательные мероприятия
С помощью вебинаров, мастер-классов, тренингов, семинаров компании показывают, что они действительно разбираются в своей теме. Это укрепляет позиции на рынке, вызывает доверие у потенциальных партнеров и клиентов. Также происходит обмен опытом, налаживаются новые связи. К таким мероприятиям активно привлекают лидеров мнений и экспертов сферы.
Выставки
Отличный способ показать проект широкой аудитории. Здесь встречаются и клиенты, и партнеры, и конкуренты. Этот вид ивента позволяет продвигать бизнес одновременно на нескольких уровнях.
Какие еще event-мероприятия бывают:
- Промо-мероприятия (BTL). Проводятся для продвижения товара или услуги, привлечения внимания потенциальных клиентов и стимулирования спроса. Примеры: дегустации, сэмплинги, pop-up стенды, уличные акции.
- Благотворительные и социальные события. Помогают сформировать позитивный имидж компании и продемонстрировать социальную ответственность. Сюда относятся: высадка деревьев, благотворительные забеги, волонтерские проекты.
- Клиентские мероприятия. Направлены на удержание и вовлечение клиентов, укрепление лояльности и деловых связей. Это бизнес-завтраки, закрытые вечеринки для клиентов, VIP-события.
- Фестивали и массовые культурные праздники. Создают эмоциональную связь с брендом, повышают его узнаваемость. Примеры: фестивали еды, музыки, уличного искусства.
- Онлайн-ивенты. Позволяют охватить широкую аудиторию, собирать данные и масштабировать аудиторию. Речь о веб-конференциях, стримах, онлайн-презентациях.
- Внутренние обучающие мероприятия. Проводятся внутри компании для развития персонала и повышения эффективности команды. Это тренинги, стратегические сессии, воркшопы.
Как организовать успешный event
Организация ивентов — это управляемый процесс, который начинается задолго до мероприятия. Тут важна не только идея, но и точный расчет, люди, контроль.
Этапы организации
1. Определите цель и формат мероприятия.
Решите, зачем вы проводите ивент: продвижение бренда, обучение, нетворкинг. От этого зависит формат — конференция, презентация, тимбилдинг и т. п.
2. Сформулируйте четко, кто ваша аудитория.
Выясните интересы, возраст, социальный статус участников. Так вы поймете, каких спикеров пригласить, какую площадку для проведения выбрать, как презентовать продукт.
3. Назначьте project-менеджера.
Кто-то должен контролировать все от начала до конца. Это минимизирует путаницу и ускоряет принятие решений. Доверьте менеджмент профессионалу, а не имеющему свободное время сотруднику.
4. Составьте план.
Распишите дедлайны и контрольные точки, назначьте ответственных по разным направлениям.
5. Утвердите бюджет.
Заложите 10–15 % на непредвиденные расходы. Подумайте о спонсорах или партнерах.
6. Привлеките специалистов и подрядчиков.
Подключите тех, кто работает в event-направлении со звуком, светом, логистикой, артистами и т. д.
7. Займитесь продвижением.
Задействуйте соцсети, рассылки, PR. Чем шире охват, тем больше количество заинтересованных гостей.
8. Проконтролируйте проведение.
Не отпускайте ситуацию — держите связь с командой, следите за таймингом, решайте вопросы на месте.
9. Проанализируйте результаты после мероприятия.
Получите фидбэк от гостей, соберите цифры, оформите выводы. Это основа для будущего роста и развития.
Как оценить эффективность
Мероприятие — это не развлечение ради галочки. У него есть четкие показатели эффективности.
Основные метрики:
- количество участников и их активность;
- уровень вовлеченности и интереса к продукту;
- полученные лиды или заявки;
- обратная связь — что понравилось, что нет;
- упоминания в соцсетях, охваты, заинтересованность;
- внутренние результаты — рост мотивации, сближение команды, повышение производительности.
Например, если проводилась презентация нового товара, можно измерить количество первых заказов, реакцию аудитории и упоминаемость бренда. Если это был HR-ивент — смотрим на изменение внутренней атмосферы.
Оценка эффективности — это не только итоги, но и возможность выстроить дальнейшую стратегию поведения.
Роль персонала и где взять команду
Никакой гениальный сценарий не спасет, если команда не справляется. Персонал — это основа любого дела. Что такое ивент-сфера без активных менеджеров и добросовестных координаторов, опытных технических работников и талантливых ведущих, SMM-специалистов и кейтеринга.
У большинства компаний нет такого штата. Поэтому логично передать все на аутсорс — в профессиональное агентство. В Москве это AlexGrim. За нашими плечами тысячи деловых, развлекательных, имиджевых и других проектов. Мы работаем как под ключ, так и точечно, делая ваши мероприятия веселее, интереснее и насыщеннее. Сотни счастливых клиентов и ярких ивентов — кейсы с примерами, фотографии, видео смотрите на нашем сайте.
