Договор на проведение мероприятия для организации — важный документ, который закрепляет обязательства исполнителя и заказчика ивента. Не стоит игнорировать официальное оформление или относиться к нему легкомысленно. Чтобы установить рамки сотрудничества и предотвратить риск возможных споров и недоразумений, подписание договора на оказание услуг по проведению мероприятия обязательно.
Содержание договора оказания услуг по проведению мероприятия
Договор на оказание услуг по организации мероприятия заключается между исполнителем (нашей компанией) и заказчиком. Агентство обязуется подготовить и провести ивент, а клиент соглашается оплатить эту работу. Таким образом, документ является соглашением о возмездном оказании услуг, и его заключение регулируется главой 39 Гражданского кодекса РФ.
Согласно законодательству, договор может быть составлен в любой форме, но для более детального отражения прав и обязанностей сторон рекомендуется использовать письменную.
Основные элементы содержания:
- Наименование сторон: указание названия и места нахождения исполнителя и заказчика; документы, на основании которых действуют представители сторон.
- Предмет договора: описание мероприятия, которое будет организовано и проведено исполнителем. В этом разделе можно уточнить день, время, продолжительность, локацию и другие детали, связанные с услугами, которые оказываются.
- Условия оплаты: фиксируется стоимость услуг, порядок и сроки оплаты, валюта платежа, а также дается информация об обязательных условиях, например, предоплате.
- Ответственность сторон: в этом разделе указывают права и обязанности исполнителя и заказчика. Пример: исполнитель может быть ответственным за качество услуг, которые предоставляет, а заказчик — за сохранность имущества исполнителя.
- Условия расторжения: эта часть определяет условия, при которых договор может быть прекращен, например, по соглашению сторон или в случае нарушения одной из них своих обязательств.
- Реквизиты сторон
- Прочие положения (по необходимости)
Этот перечень является только общей информацией о содержании договора. Посмотреть, как выглядит типовая форма документа можно, открыв договор-образец. Разделы и пункты договора могут дополняться/редактироваться в зависимости от особенностей сферы услуг той или иной компании и других нюансов. При внесении правок, до заключения договора, рекомендуется согласовывать итоговую редакцию с юристами.
Формат договора
Особенность соглашения на предоставление ивент-услуг в том, что договор обычно содержит несколько приложений, в которых обозначаются:
Сценарий праздничного мероприятия. Представляет собой подробное описание хода, развития и содержания программы. В сценарии указываются тематика, логистика, последовательность элементов, декорации, музыкальное сопровождение и другие детали, необходимые для успешной организации и проведения развлекательного корпоративного события, конференции, тимбилдинга и пр.
Список ивент-команды. Она может состоять из ведущего, аниматоров, музыкантов, если в рамках праздника планируется участие специалистов.
Макет или эскизы декораций. Это часто необходимо, чтобы исполнитель имел представление об оформлении и визуализации выбранной концепции. Например, настоящие предметы будут или бутафория, живые цветы или искусственные и т. п.
Смета расходов.
С учетом основного текста договора и приложений затем составляются акты выполненных работ.
Условия и порядок подписания договора
Договор подписывают уполномоченные лица каждой из сторон. Документ составляется в двух экземплярах, каждая сторона получает свой. Подписание происходит после тщательного прочтения и обсуждения всех условий и положений документа.
Заключение
Подписание договора — ответственный этап сотрудничества. При составлении документа важны:
- ясность и однозначность формулировок;
- полнота содержания;
- грамматическая корректность;
- учет юридических требований.
Правильно составленный договор защищает интересы обеих сторон.
