- Блог
- Концепция проведения мероприятия

Концепция проведения мероприятия

Дата

11.03.2023
Время прочтения

8 мин

Прежде чем браться за подготовку корпоративного развлечения или тимбилдинга, важно понять, зачем нужна концепция праздника. Если коротко, то без нее мероприятие получится сумбурным, не доставит удовольствия и не достигнет главных целей (сплочение сотрудников, повышение эффективности рабочих коммуникаций, рост лояльности к компании).

мероприятие должно иметь концепцию для того, чтобы достичь цели

Что такое концепция мероприятия

Применительно к ивент-сфере концепция — это четкий план события, все элементы которого подчинены одной идее. Это основа гармоничного, эмоционального, запоминающегося мероприятия, через весь сценарий которого ненавязчиво проходит главная линия.

Как правило, создание концепта актуально для праздничных программ и развлекательного тимбилдинга, но может потребоваться и для деловых встреч, если предполагается провести их в нестандартных форматах (мировое кафе, ток-шоу, судебное заседание и пр.).

Поможем найти оригинальную идею для корпоратива!

+7 495 721-54-22

Как создать концепцию

Хотим предупредить: рассказывая, как написать концепцию мероприятия, мы ставим этапы в универсальном порядке. Его можно менять в зависимости от субъективных условий. Например, если экономить бюджет праздника не обязательно, можно сначала придумать идею и найти подходящую площадку, а потом уже посмотреть, сколько средств потребуется для реализации задуманного.

Цели

Даже для развлекательного мероприятия цель «хорошо отдохнуть» только сопутствующая — этому сотрудники могут посвятить любой выходной, проведя его в семье, с друзьями или в одиночестве. А вот корпоративный досуг предполагает, что в результате:

коллектив станет более сплоченным, укрепятся неформальные связи, позитивно отражающиеся на работе;
наладится коммуникация, и в бизнес-процессах на нее будет затрачиваться меньше времени;
повысится лояльность работников к компании, и они станут более ответственно относиться к решению командных задач.

тимбилдинг с экологической концепцией

Это основные цели, актуальные для каждого тимбилдинга. Если исходить из того, что концептуальное мероприятие должно быть особенным, требуется еще какая-то задача — с социальным, творческим или другим уклоном. Например, целью экотимбилдинга может стать озеленение территории вокруг бизнес-центра, целью мастер-класса по дизайну — оформление офиса, целью кинотимбилдинга — создание рекламного видеоролика компании.

Важно, чтобы такая (назовем ее центральной) задача соответствовала тематике мероприятия. Вряд ли стоит включать в сценарий праздничной вечеринки посадку аллеи деревьев в честь юбилея фирмы.

Аудитория

Здесь важно учесть количество и состав участников. Минимальный ориентир — число сотрудников. Аудитория праздника может пополниться за счет членов их семей, также можно пригласить партнеров компании, спонсоров, постоянных клиентов. При выборе идеи нужно брать во внимание возрастной диапазон гостей и, по возможности, их предпочтения, интересы.

Бюджет

Статьями расходов могут стать аренда помещения, оборудования, транспорта, костюмов и реквизита, оплата кейтеринга, ивент-услуг и выступлений артистов, заказ брендированных сувениров и другие потребности. На этом этапе придется сравнивать предложения разных подрядчиков, сопоставляя не только цены, но и объем услуг. Например, при равной стоимости одна компания может предлагать пустое помещение, а вторая — с оборудованием и мебелью.

бюджет напрямую влияет на концепцию праздника

Идея

Чтобы основная идея смогла перерасти в концепцию мероприятия, она должна соответствовать ряду критериев.

Четкая визуальная линия. Например, если тема корпоратива — тропическая вечеринка, помещение должно быть очень просторным и светлым, в декоре — много пышной зелени, можно использовать драпировки из легких ярких тканей, а гостям предложить венки и леи (гавайские бусы из цветов).
Понятность. Если идею не понимают все или большинство участников, она не произведет впечатления либо вызовет негатив. Например, если отмечать Новый год в восточном стиле с атрибутами Китайского календаря, замысел поймут все, а вот концепция советской комедии, скорее всего, не будет интересна молодежи.
Выход за привычные рамки. От развлекательных событий люди ждут ярких эмоций, неповторимой атмосферы. Поэтому вряд ли сотрудникам конструкторского бюро понравится на досуге сооружать катапульту, а работникам теплицы сажать деревья. Лучше остановить выбор на концепте, который необычен для конкретной аудитории.
Включение всех органов чувств. К визуализации нелишне добавить элементы, воздействующие на другие органы чувств. Если взять для примера опять же тропическую вечеринку, можно подать традиционную гавайскую еду (поке, маласадес, морепродукты и пр.). Нужное настроение создадут экзотические фрукты. В плейлист стоит включить гавайскую народную музыку.

Если идея привлекательна для сотрудников, они охотнее участвуют в мероприятии.

корпоратив с крио-баром

Тайминг

Длительность зависит от формата события. Например, на проведение творческого мастер-класса или тематического квеста для небольшой компании потребуется 1–2 часа, а тайминг массового праздника со строительством картонного города и презентаций его «районов» увеличивается до 3–4 часов.

Локация

Определите, на какой площадке выбранная идея раскроется максимально ярко и интересно. Локациями корпоративов, в зависимости от темы, активностей, сезона, числа участников и других условий, могут быть:

помещения — офис компании (пространство open space), холл в бизнес-центре, ресторан, банкетный зал, лофт, клуб, боулинг, спортзал, отель;
открытые территории на улице — парк, сквер, лесопарковая зона, стадион, лесная опушка или поляна, берег водоема, кемпинг.

На природе можно использовать мобильный шатер или тент.

локация мероприятия выбирается в рамках концепции

Оформление

Здесь предполагается не только украшение основного зала, можно сделать и декорировать дополнительные площадки. Например, оформить в стилистике праздника вход в здание, а если локация удаленная — даже арендованный транспорт. Нужное настроение поможет создать welcome-зона. Конечно, важна сервировка в стиле события. Замечательные снимки на память останутся у гостей благодаря фотозоне с тантамаресками.

Содержание программы

Хорошо, если в концепции праздника много разноплановых активностей. И не только физических (подвижных конкурсов и игр, танцев), но и спокойных развлечений. Подходят выступления артистов разных жанров, кулинарные и бармен-шоу, нанесение аквагрима и временных тату, интеллектуальные викторины, мастер-классы, фотографирование — все, чтобы у гостей был выбор. Естественно, на большинстве праздников предусматривается угощение в формате банкета, фуршета или кэнди-бара.

концепция корпоратива может включать отдельные активности, например, мастер-класс

Подготовка

Для воплощения концепта потребуется ивент-команда. Создав такую группу, следует четко распределить функции и ответственность: кто займется подбором и арендой площадки, подготовкой трансферов, закупкой всего необходимого, оформлением локации, приглашением артистов или других выступающих, составлением меню и заказом кейтеринга, уборкой помещений после мероприятия и решением других задач. Также необходим координатор, который будет контролировать подготовку и урегулировать возникающие трудности.

Пример написания концепции мероприятия

Наш пример концепции проведения корпоративного мероприятия не стоит рассматривать как образец, это лишь иллюстрация сказанного выше.

Цель: оформление релакс-зоны в новом офисе (имеется помещение и мебель, нет декоративных элементов для уюта и индивидуальности интерьера).
Аудитория: сотрудники компании.
Идея: мастерская с тремя отделами (изготовление свечей, живопись на холсте, флористика).
Бюджет: средства на закупку холста, красок и кистей, стабилизированных растений и кашпо, свечного воска, декора, инструментов для хендмейда; деньги на оплату услуг мастеров-консультантов.
Дата и тайминг: 15 декабря; начало в 17:00, длительность 2 часа (1,5 часа — на инструктажи и творческую работу, 30 минут на фуршет с презентациями изделий).
Локация: офис (для изготовления свечей — переговорная, для рисования общей картины — левая половина холла, для создания флористических композиций — правая).
Оформление: стилизованные вывески «кустарных мастерских», выставка готовых изделий (реальная или фотоэкспозиция). Для участников — фартуки. В холле поставить столы и стулья для «флористической мастерской» и сделать опорную конструкцию для закрепления холста под общую картину.
Содержание: инструктажи для участников, изготовление свечей и флористических композиций, рисование общей картины; размещение изделий в релакс-зоне офиса; фотографирование и фуршет.
Подготовка: поручить офис-менеджеру ознакомиться с предложениями агентств по проведению творческих мастер-классов и определить наиболее выгодный вариант по соотношению цены и комплекса услуг. Заключить договор на проведение мероприятия. Презентовать в коллективе мастер-классы и сформировать группы на каждый из них.

Надеемся, теперь вы лучше представляете, как можно написать план-концепт.

Советы по выбору и созданию концепции праздника

Практика показывает, что одних знаний для правильного выбора или грамотного создания концепции праздника не хватит — требуется еще и опыт или возможность оперативно проконсультироваться со специалистами. Они прекрасно знают, какие проблемы возникают при организации мероприятий, поскольку сами не раз оказывались в подобных ситуациях. У каждой ивент-компании есть секреты, но некоторые из них мы готовы раскрыть прямо сейчас.

Скрупулезно формируйте бюджет. Если в процессе подготовки придется экономить, даже самая оригинальная и интересная концепция может просто утратить суть, праздник окажется совсем не таким, как виделся в планах.
Устройте экспресс-анкетирование сотрудников, чтобы определить предпочтительное для них время, формат и место проведения корпоратива. Например, если в коллективе много болельщиков, а вы назначили мероприятие на вечер трансляции важного матча, люди будут недовольны.
Привлеките участников будущего события к его подготовке. Например, предложите дресс-код или возможность продемонстрировать свои таланты. Чем активнее люди вовлечены в организацию, тем с большим нетерпением ждут сам корпоратив и охотнее в нем участвуют.
Периодически организуйте развлекательные мероприятия с приглашением членов семей сотрудников. Это поможет повысить интерес к событиям — люди не будут испытывать огорчения от того, что вынуждены проводить выходной не с близкими, а с коллегами. Кроме того, сами члены семей почувствуют себя частью команды и станут лояльнее к вашей компании.
Если есть возможность, проводите корпоративные мероприятия в рабочее время, чтобы не лишать сотрудников законного отдыха. Когда это нереально и приходится назначать событие на выходной или вечернее время, постарайтесь заинтересовать людей, а не требовать.

коллеги на корпоративе

Если видите, что какой-то из типовых этапов создания концепции в вашем случае не нужен, не торопитесь от него отказываться. Иначе в итоге может обнаружиться серьезный «провал» в программе. Например, вы предполагаете, что на 3-часовом спортивном празднике еда не нужна, и игнорируете этап заказа кейтеринга. Но на длительном мероприятии любого типа стоит предложить перекус в формате фуршета, люди с удовольствием воспользуются такой возможностью. Только нужно организовать его так, чтобы соблюдались санитарные нормы (на выезде была одноразовая посуда и приборы, возможность помыть руки и т. д.).

Предложим лучшую концепцию для корпоратива!

+7 495 721-54-22

Что лучше: взять готовую концепцию мероприятия или написать свою

Даже концепция, которая кажется эталоном проработки темы, не будет абсолютно подходить к условиям конкретной компании — всегда имеется масса субъективных моментов. Поэтому готовый вариант взять можно, но его придется внимательно изучить, выявить несоответствия, а затем адаптировать. Правда, без ивент-опыта бывает довольно сложно сделать это. А если отличий очень много, понравившийся образец может вообще не подходить для реализации у вас. Поэтому лучше всего — специально составленная программа.

Агентство AlexGrim может показать клиентам успешные примеры концепций мероприятий, адаптировать подходящую под заявленные условия или создать уникальный вариант. Более того, ивент-команда с удовольствием выполняет заказы на организацию праздников и тимбилдинга под ключ в Москве и Санкт-Петербурге. Хотите получить идеально подготовленное событие — обращайтесь!