Top.Mail.Ru
Пользуясь сайтом, вы соглашаетесь с тем, что мы используем cookies

Тайминг мероприятия простыми словами

Подробный план праздника, деловой встречи или тимбилдинга называется таймингом мероприятия. Разработка такого графика предполагает составление точного расписания с указанием, сколько минут займет каждый конкурс, выступление или иной элемент, а также каждый блок и программа целиком. Взяв время под контроль, вы полностью реализуете сценарий.

тайминг мероприятия необходим для достижения его целей

Зачем нужен тайминг: цели и задачи

Подробный план события важен для организаторов, чтобы отвести под каждый этап достаточное количество минут, правильно рассчитать период аренды площадки, условия приглашения выступающих и другие моменты, без которых событие не будет успешным. Тайминг помогает:

  • понимать, сколько времени длятся шоу-номера, мастер-классы, игры;
  • знать, сколько минут отвести на поздравления, благодарности, шутки;
  • планировать длительность перерывов для отдыха и время подачи блюд;
  • успеть провести все самые интересные и веселые развлечения;
  • контролировать процесс, при необходимости быстро перераспределяя время между этапами.

Определить оптимальное время для элементов события можно по опыту прошлых мероприятий, а также исходя из наполнения конкретных блоков сценария. Этапы в плане нужно располагать в хронологическом порядке, чтобы впоследствии не было путаницы.

Составим уникальный сценарий для вашего праздника!

Как составить тайминг

Оформление графика зависит от ваших предпочтений. Он может быть интегрирован в полный сценарий, где расписаны слова ведущих и участников. Также удобно составлять отдельную таблицу, где в первой колонке обозначается время, во второй — пункт программы, а в третьей пишутся примечания. Хорошо, если таблица будет и в распечатанном, и в электронном виде.

Для тайминга мероприятия можно использовать следующий образец:

Время Событие Примечания
17:00–17:30 Встреча гостей в welcome-зоне Направлять прибывающих к фуршетному столу, предложить сфотографироваться в фотозоне
17:35–17:45 Рассадка гостей за столы Показать, где находится план рассадки, подсказать каждому его место
17:50–18:10 Приветственные слова Речь ведущего, первый тост

И так далее для каждого пункта

Чтобы корпоративное событие прошло без проблем, требуется составить отдельный тайминг для подрядчиков, прописав:

  • время прибытия и ухода специалистов, их задачи;
  • технические данные элемента программы (оборудование и пр.).

В этой части тайминга отмечается: когда надо украсить зал, приехать для уборки, вернуть арендованный реквизит и т. п.

Планы распечатываются в нескольких экземплярах, чтобы можно было раздать членам ивент-команды. Если музыкант или ведущий конкретного мастер-класса не будут присутствовать на мероприятии постоянно, для них достаточно распечатать только ту часть графика, когда они задействованы.

локация проведения мероприятия

Иногда случаются срывы тайминга. Основных причин этого 3:

  • некорректный расчет времени на дорогу;
  • недостаток реквизита для мероприятия;
  • неправильное планирование.

Чтобы избежать этого, для трансфера лучше закладывать на 10–20 % больше времени, чем обычно требуется. Чтобы все необходимое было на месте, нужен реквизитор — сотрудник, который будет контролировать наличие, качество и количество необходимых предметов. Чтобы исключить неправильное планирование, ознакомьтесь с образцами готовых таймингов или проконсультируйтесь с ивент-специалистом.

Ниже представлен тайминг мероприятия по случаю юбилея компании, сокращенный пример:

  • 17:00–18:00 НАЧАЛО: приезд гостей, работа интерактивных зон, фуршет.
  • 18:00–22:00 БАНКЕТ: подача блюд, конкурсы, шоу-программа, вручение призов.
  • 22:00–22:30 ФИНАЛ: слова напутствия для коллектива, подведение итогов, отъезд гостей.

Чтобы получился развернутый пример, потребуется указать в части банкета точное время подачи закусок, горячего, десертов. Между этими этапами вставить время выступления каждого артиста, длительность каждого тоста и пр.

Поможем устроить корпоратив для сплочения коллектива!
Менеджер Елена
Менеджер Елена
Елена
event-менеджер, отдел реализации

Кто должен знать тайминг мероприятий

Организаторам нужно не только составить план мероприятия, но и довести основную информацию из него до каждого участника. Например, если запланированы речи по 3 минуты, спикеры не должны говорить дольше, чтобы не ущемлять интересы других выступающих.

График актуален и для артистов, ведь им нужно точно знать время своего выхода, прибыть к назначенному часу, переодеться, загримироваться и подготовить реквизит. Конечно, музыкант может сыграть и в обычной одежде, но тогда выступление рискует не вписаться в концепцию праздника.

Также тайминг мероприятия — это ориентир для гостей, позволяющий им спланировать свой день или вечер с учетом посещения праздника, тимбилдинга или иного события.

Тайминг мероприятия простыми словами

Благодаря соблюдению плана, удастся устранить множество негативных моментов:

  • смещение фокуса внимания;
  • усталость, невозможность расслабиться, перекусить;
  • злость, ощущение навязывания правил;
  • репутационные риски.

Без специальных знаний и опыта написание тайм-плана — сложная задача. Поэтому арт-агентство AlexGrim предлагает свою помощь в подготовке и проведении праздников, деловых событий и тимбилдинга клиентам в Москве и Санкт-Петербурге. Хороший результат гарантирован: на каждом мероприятии наша ивент-команда успевает сделать все запланированное, и гости остаются довольны.

 

локация проведения мероприятия
Следующая статья:
AlexGroup
AlexGroup
Организуем мероприятие
AlexGroup
AlexGroup
AlexGroup
вашей мечты!
AlexGroup
Оставьте заявку и мы перезвоним
Наши менеджеры свяжутся с вами, продумают все мелочи, чтобы ваше мероприятие прошло безупречно!
или в мессенджеры

    Нажимая кнопку "Созвонимся?" я соглашаюсь с политикой конфинденциальности данных

    EventCatalog.ru — всё для организации мероприятий!