Подробный план праздника, деловой встречи или тимбилдинга называется таймингом мероприятия. Разработка такого графика предполагает составление точного расписания с указанием, сколько минут займет каждый конкурс, выступление или иной элемент, а также каждый блок и программа целиком. Взяв время под контроль, вы полностью реализуете сценарий.
Зачем нужен тайминг: цели и задачи
Подробный план события важен для организаторов, чтобы отвести под каждый этап достаточное количество минут, правильно рассчитать период аренды площадки, условия приглашения выступающих и другие моменты, без которых событие не будет успешным. Тайминг помогает:
- понимать, сколько времени длятся шоу-номера, мастер-классы, игры;
- знать, сколько минут отвести на поздравления, благодарности, шутки;
- планировать длительность перерывов для отдыха и время подачи блюд;
- успеть провести все самые интересные и веселые развлечения;
- контролировать процесс, при необходимости быстро перераспределяя время между этапами.
Определить оптимальное время для элементов события можно по опыту прошлых мероприятий, а также исходя из наполнения конкретных блоков сценария. Этапы в плане нужно располагать в хронологическом порядке, чтобы впоследствии не было путаницы.
Как составить тайминг
Оформление графика зависит от ваших предпочтений. Он может быть интегрирован в полный сценарий, где расписаны слова ведущих и участников. Также удобно составлять отдельную таблицу, где в первой колонке обозначается время, во второй — пункт программы, а в третьей пишутся примечания. Хорошо, если таблица будет и в распечатанном, и в электронном виде.
Для тайминга мероприятия можно использовать следующий образец:
| Время | Событие | Примечания |
|---|---|---|
| 17:00–17:30 | Встреча гостей в welcome-зоне | Направлять прибывающих к фуршетному столу, предложить сфотографироваться в фотозоне |
| 17:35–17:45 | Рассадка гостей за столы | Показать, где находится план рассадки, подсказать каждому его место |
| 17:50–18:10 | Приветственные слова | Речь ведущего, первый тост |
И так далее для каждого пункта
Чтобы корпоративное событие прошло без проблем, требуется составить отдельный тайминг для подрядчиков, прописав:
- время прибытия и ухода специалистов, их задачи;
- технические данные элемента программы (оборудование и пр.).
В этой части тайминга отмечается: когда надо украсить зал, приехать для уборки, вернуть арендованный реквизит и т. п.
Планы распечатываются в нескольких экземплярах, чтобы можно было раздать членам ивент-команды. Если музыкант или ведущий конкретного мастер-класса не будут присутствовать на мероприятии постоянно, для них достаточно распечатать только ту часть графика, когда они задействованы.
Иногда случаются срывы тайминга. Основных причин этого 3:
- некорректный расчет времени на дорогу;
- недостаток реквизита для мероприятия;
- неправильное планирование.
Чтобы избежать этого, для трансфера лучше закладывать на 10–20 % больше времени, чем обычно требуется. Чтобы все необходимое было на месте, нужен реквизитор — сотрудник, который будет контролировать наличие, качество и количество необходимых предметов. Чтобы исключить неправильное планирование, ознакомьтесь с образцами готовых таймингов или проконсультируйтесь с ивент-специалистом.
Ниже представлен тайминг мероприятия по случаю юбилея компании, сокращенный пример:
- 17:00–18:00 НАЧАЛО: приезд гостей, работа интерактивных зон, фуршет.
- 18:00–22:00 БАНКЕТ: подача блюд, конкурсы, шоу-программа, вручение призов.
- 22:00–22:30 ФИНАЛ: слова напутствия для коллектива, подведение итогов, отъезд гостей.
Чтобы получился развернутый пример, потребуется указать в части банкета точное время подачи закусок, горячего, десертов. Между этими этапами вставить время выступления каждого артиста, длительность каждого тоста и пр.
Кто должен знать тайминг мероприятий
Организаторам нужно не только составить план мероприятия, но и довести основную информацию из него до каждого участника. Например, если запланированы речи по 3 минуты, спикеры не должны говорить дольше, чтобы не ущемлять интересы других выступающих.
График актуален и для артистов, ведь им нужно точно знать время своего выхода, прибыть к назначенному часу, переодеться, загримироваться и подготовить реквизит. Конечно, музыкант может сыграть и в обычной одежде, но тогда выступление рискует не вписаться в концепцию праздника.
Также тайминг мероприятия — это ориентир для гостей, позволяющий им спланировать свой день или вечер с учетом посещения праздника, тимбилдинга или иного события.
Благодаря соблюдению плана, удастся устранить множество негативных моментов:
- смещение фокуса внимания;
- усталость, невозможность расслабиться, перекусить;
- злость, ощущение навязывания правил;
- репутационные риски.
