Хороший повод для торжества не гарантия успеха, особенно если организуется масштабный праздник для людей разного возраста, статуса, интересов. Предлагаем разобраться, как следует действовать организаторам, чтобы проведение мероприятия оставило у гостей только приятные впечатления.

Что такое ивент

Для начала выясним, что означает такое популярное сейчас слово «event». В переводе с английского — «событие». Ивентами принято называть публичные мероприятия развлекательного либо рекламного характера, а также частные праздники с довольно большим количеством приглашенных.

провести запоминающийся корпоратив

Виды ивентов и разница в проведении мероприятий для разных категорий участников

Четко разграничить виды ивентов сложно, поскольку они могут преследовать общие цели, характеризоваться одинаковыми деталями. Поэтому классификация может быть только условной по нескольким критериям:

  • формат — выставки, презентации, ярмарки, праздники, мастер-классы, тренинги, квесты, пресс-мероприятия, концерты, корпоративы и пр.;
  • аудитория — для бизнес-партнеров, клиентов, сотрудников, друзей и родственников, жителей определенного дома/улицы, детей в образовательных учреждениях и др.;
  • цель — знакомство, формирование или укрепление положительного имиджа, налаживание деловых контактов, обучение в увлекательной форме;
  • время проведения — от 30 минут до нескольких часов;
  • локация — на площадке заказчика или исполнителя, в арендованном помещении, на природе.

Как правило, чем выше статус события, тем официальнее программа. Для партнеров можно организовать event в формате шоу. Например, кулинар публично приготовит необычные угощения или художник нарисует веселые шаржи, которые затем станут сувенирами для присутствующих. Если же речь о корпоративе или о студенческой вечеринке, стоит использовать интерактивные развлечения, например, творческий мастер-класс.

Иллюзионист на корпоратив

Чего можно добиться за счет ивент-мероприятий

Правильная организация события способна сделать любой event инструментом достижения важных целей, приведем примеры, когда мероприятие становится не просто развлечением.

  • Мастер-классы арт-направления помогут сотрудникам компании или семье оформить интерьеры хендмейд-произведениями, не тратя существенные средства на их покупку. Так, для декора офисов современного типа подойдут картины, созданные в необычных художественных техниках: марморирование, эбру, мозаика, граффити, спрей-арт. В уютной домашней обстановке будут уместны картины в технике шерстяной акварели или живопись на холсте.
  • Корпоративные праздники в экостиле значительно улучшают имидж компании. Кроме того, как любой результативный совместный досуг, они повышают лояльность сотрудников и мотивацию, сплачивают коллектив и помогают людям лучше узнать друг друга, оценить умения и навыки, выстроить правильные коммуникации. Пребывание на свежем воздухе полезно для здоровья.
  • Шоу по приготовлению оригинальных блюд, лакомств и напитков, украшению выпечки и десертов расширяют кругозор детей и подростков в области национальных кухонь и традиций. Участники таких занятий получают кулинарные навыки, становятся более самостоятельными. Эти мастер-классы универсальны — подходят для людей любого возраста, для семейного и дружеского досуга, корпоративного отдыха.
  • Городские праздники, которые обычно включают в себя театрализованные представления, костюмированные шоу, увлекательные интерактивы, формируют позитивное отношение людей к месту проживания. В результате городская среда становится более комфортной, ведь дети и взрослые сознательно и более активно заботятся о чистоте и порядке своих дворов и улиц.
  • Интеллектуальный тимбилдинг, выполняя основную задачу по формированию и сплочению команды, одновременно выявляет людей с широким кругозором и глубокими знаниями в определенных сферах. Такие лидеры игр нередко становятся хорошими руководителями среднего звена и топ-менеджерами. В итоге организация ивента помогает сотрудникам продвигаться в картере, а владельцам компании — укреплять административное звено.

Как видно из сказанного, максимально привлекательны мероприятия, в которых можно активно поучаствовать, проявить способности, узнать и попробовать нечто новое, а не просто смотреть на выступающих.

Мастер-класс на корпоратив

Гайд по организации ивентов: этапы подготовки и проведения мероприятия

Рассмотрим базовые этапы планирования, подготовки и проведения ивентов любых видов.

  1. Определение цели мероприятия. Важно понимать, что должно стать результатом события. А желаемый итог может быть любым — от более близкого знакомства сотрудников до обучения малышей рисованию в необычной технике.
  2. Выбор формата в соответствии с поставленной целью. Например, как корпоратив летом можно провести пикник с кулинарным барбекю-шоу, на 23 февраля заказать выездной барбершоп, а в качестве девичника перед свадьбой организовать мастер-класс по плетению венков из живых цветов или составлению флористических композиций.
  3. Выбор локации. Место проведения должно соответствовать сезону, особенностям развлекательной программы, быть достаточным для размещения приглашенных на мероприятие. Важны комфортные условия, транспортная доступность, безопасность.
  4. Анонс. Нужно разработать дизайн афиш, пригласительных билетов, инфоплакатов, текста объявлений. Даже если речь о подготовке развлекательного события в небольшой компании, реклама не будет излишней — предвкушение праздника сработает на успех.
  5. Согласование бюджета. От выделенной суммы будет зависеть наполнение программы. Например, можно использовать для мастер-класса по изготовлению сувениров недорогие либо элитные материалы.
  6. Формирование ивент-команды. Справиться в одиночку с организацией как корпоративных, так и частных мероприятий невозможно. Каждому члену группы нужно определить зону ответственности, и необходим координатор проекта.
  7. Разработка сценария. На этом этапе важно не только продумать наполнение программы, но и составить план действий и перечень требуемого оборудования — они необходимы для рациональных действий event-команды и контроля подготовки.
  8. Приглашение специалистов, участие которых необходимо для успеха праздника. Это могут быть музыканты, диджеи, фотографы, видеооператоры, мастера прикладного творчества и другие профессионалы.
  9. Продумывание логистики. Здесь важно предусмотреть трансферы для гостей (при необходимости), доставку музыкальной, осветительной и иной аппаратуры, специализированной мебели, другого инвентаря.
  10. Предварительный контроль готовности. Нужно минимум за сутки до события выяснить, все ли готово. Особенно важен этот этап при организации масштабных мероприятий с участием VIP-гостей. Однако и небольшой праздник не стоит омрачать нехваткой оборудования, персонала или другими огрехами.
  11. Проведение мероприятия. На этом этапе особенно актуальна роль опытного координатора, который будет отслеживать ход программы по сценарию и оперативно вносить коррективы, если они потребуются.
  12. Наведение порядка в локации праздника. Понадобится вывезти доставленное оборудование, убрать площадку. На этом этапе целесообразно привлечь клининговую компанию.

После события желательно выяснить у участников, как они чувствовали себя на мероприятии, что понравилось и не понравилось — можно провести экспресс-опрос по окончании ивента или получить обратную связь другим способом.

Оформление зала на мероприятие

Главные принципы event: что обеспечит успешное проведение мероприятия

Итак, подведем итоги — перечислим главные принципы успешной разработки и качественного проведения ивент- мероприятий.

  • Наличие идеи. Элементы сценария должны подчиняться общей концепции. Если разрозненные части произвольно собраны в общем сценарии, event получится хаотичным.
  • Соответствие программы не только целям и концепции события, но и типу аудитории по возрасту, полу, интересам.
  • Удобство локации: достаточная площадь, комфортная температура, чистота, наличие санузлов, транспортная доступность.
  • Безопасность локации: противопожарное оборудование, открытые эвакуационные выходы и интуитивно понятная маршрутизация (таблички-указатели).
  • Рациональное формирование сметы. Излишняя экономия способна испортить впечатление от праздника, даже если его концепция интересна гостям.
  • Организация события по логичному плану с поэтапным контролем готовности всех элементов программы.

Желающим получить удовольствие от события, не затрачивая лишние деньги и время, рекомендуем обратиться в AlexGrim. Арт-агентство справится с задачей безупречно, так как организует ивент-мероприятия в Москве и Санкт-Петербурге уже 9 лет. Значительный опыт, масса креативных наработок и вариативность познавательно-развлекательных программ разных форматов и масштабов — гарантии успеха.